Für wen diese Seite ist
Ihr Arbeitskalender ist voller Dinge, die andere Menschen nicht lesen dürfen: Mandantennamen, Mandate, Fristen für Einreichungen, Board-Geschäfte. Ihr persönlicher Kalender hat Schulfahrten und Arzttermine. Diese Seite behandelt, wie Sie die beiden in Einklang halten, ohne dass eines in das andere eindringt, und dann die Details für:
- Anwälte: einen Kanzleikalender und einen persönlichen.
- Steuerberater und Buchhalter: den Firmenkalender, Kundenkalender und den eigenen, durch die Hochsaison.
- Führungskräfte: einen Unternehmenskalender, ein Board- oder Zweitunternehmenskonto und einen persönlichen.
Das Problem
Jeder Kalender muss wissen, wann Sie im anderen verplant sind. Sie wollen keinen Mandantennamen im gemeinsamen Familienkalender und keinen Arzttermin in einem Kalender, den die ganze Firma lesen kann. Wer Ihre Zeit bucht, kann normalerweise nur einen Ihrer Kalender sehen, also bietet er einen Zeitpunkt an, der bereits weg ist.
Wie Hetk hilft
Verbinden Sie das Arbeitskonto und Ihr persönliches Konto, und synchronisieren Sie dann jede Richtung mit dem Datenschutz, den sie braucht.
- Persönlich → Arbeit, Details durch „Busy“ ersetzen. Persönliche Verpflichtungen blockieren Arbeitszeit als „Busy“. Kollegen und wer auch immer Ihre Meetings bucht, sehen, dass Sie weg sind, nicht warum.
- Arbeit → Persönlich, Details durch „Busy“ ersetzen. Arbeitsverpflichtungen blockieren Ihren persönlichen Kalender als „Busy“, sodass kein Mandantenname oder Mandat das Arbeitssystem verlässt.
Wenn nur Sie Ihren persönlichen Kalender lesen können, können Sie Arbeit → Persönlich mit allen Details synchronisieren. Das entscheiden Sie, und die Richtlinien Ihrer Firma können es für Sie entscheiden.
Ein typisches Setup
| Synchronisierung | Richtung | Datenschutz | Zweck |
|---|---|---|---|
| Persönlich → Arbeit | In eine Richtung | Details durch „Busy“ ersetzen | Persönliche Zeit blockiert Arbeitszeit als „Busy“ |
| Arbeit → Persönlich | In eine Richtung | Details durch „Busy“ ersetzen | Arbeitszeit blockiert persönliche Zeit; keine Mandantendetails verlassen die Arbeit |
Was Details durch „Busy“ ersetzen tut
Der Titel der Kopie wird zu „Busy“, es sei denn, Sie wählen eine Titelvorlage, die den Namen des Kalenders hinzufügt. Die Beschreibung und der Ort werden gelöscht. Hetk kopiert die Gästeliste nie in einen synchronisierten Termin, in keinem Modus. Übertragen wird nur der Zeitblock.
Nach Art der Arbeit
Anwälte
Hetk ist keine Kanzleisoftware. Es ist nicht an Systeme für Aktenverwaltung, elektronische Einreichungen bei Gericht, Fristenverwaltung oder Abrechnung angebunden und berechnet keine Fristen. Wenn Ihre Kanzleisoftware Termine in einen Google, Outlook oder iCloud Kalender schreibt, kann Hetk diesen Kalender synchronisieren.
Steuerberater und Buchhalter
Der Kalender eines Steuerberaters ist ein Stapel anderer Leute Fristen: Einreichungsdaten, Mandantenmeetings, der Firmenkalender und Ihre eigenen Verpflichtungen, alle um dieselben Stunden konkurrierend. Die Hochsaison macht das zu sich überschneidenden Verpflichtungen.
Bringen Sie den Firmenkalender und jeden Kundenkalender, in den Sie sich anmelden können, auf Ihren persönlichen Kalender, sodass jede Buchungsverpflichtung an dem Ort ist, auf den Sie schauen, und Sie einen Konflikt sehen, während es noch Zeit gibt, etwas zu verschieben. Synchronisieren Sie in die andere Richtung mit Details durch „Busy“ ersetzen, sodass „Anruf mit Mandant B re: Steuerfrage" einen Gemeinschaftskalender nur als „Busy“ erreicht.
Führungskräfte
Die Zeit einer Führungskraft wird aus mehreren Richtungen gebucht: der Unternehmenskalender, ein Board-Sitz oder ein zweites Unternehmen, und Familie. Ein typisches Setup hat drei Synchronisierungen:
| Synchronisierung | Richtung | Datenschutz | Zweck |
|---|---|---|---|
| Unternehmen → Persönlich | In eine Richtung | Keine | Arbeitsmeetings in Ihrem eigenen Kalender |
| Persönlich → Unternehmen | In eine Richtung | Details durch „Busy“ ersetzen | Persönliche Zeit blockiert Arbeitszeit als „Busy“ |
| Board-Konto → Unternehmen | In eine Richtung | Details durch „Busy“ ersetzen | Board-Meetings blockieren Arbeitszeit, Details verborgen |
Ihre Assistenz braucht kein Hetk-Konto. Die Synchronisierung läuft über Ihre Konten; Ihre Assistenz arbeitet weiter in dem Unternehmenskalender, auf den sie bereits Zugriff hat, und sieht dort nun Ihre anderen Verpflichtungen als belegte Zeitblöcke. Hetk plant keine Meetings, findet keine freien Zeitfenster und verwaltet nicht den Zugriff einer Assistenz; das bleibt in den Freigabeeinstellungen Ihres Kalenderanbieters.
Was Hetk nicht ist
Hetk synchronisiert Termine zwischen Google Calendar, Microsoft Outlook / 365 und Apple iCloud Kalendern, und nur diesen. Es ist für eine Person gedacht; es gibt keine firmenweiten oder Team-Tarife.
Firmenkonten und Formalitäten
Ein Firmen- oder Unternehmenskonto ist oft ein verwalteter Microsoft-365- oder Google-Workspace-Tenant, der erfordert, dass ein Administrator Apps von Drittanbietern genehmigt. Wenn Sie „Need admin approval" sehen, muss Ihre IT-Abteilung Hetk genehmigen, bevor Sie dieses Konto verbinden können; im Leitfaden zur Admin-Zustimmung steht, was Sie ihnen schicken können. Ihre eigenen persönlichen Konten sind auf diese Weise nicht eingeschränkt.
Wenn Ihre Firma zuerst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) braucht: Hetk unterzeichnet AVVs auf Anfrage, schreiben Sie an [email protected]. Was Hetk speichert und wo, steht auf der Sicherheitsseite.
Preise
Der Personal-Tarif ($15/Jahr) umfasst bis zu 3 Sync-Paare; Professional ($50/Jahr) bis zu 8. Ein Sync-Paar ist eine Verknüpfung zwischen zwei Kalendern. Beide Tarife beginnen mit einer 21-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte.
Häufig gestellte Fragen
Kann jemand bei der Arbeit meine persönlichen Termine sehen?
Nicht, wenn Sie persönlich → Arbeit mit der Einstellung Details durch „Busy“ ersetzen synchronisieren. Sie sehen einen belegten Zeitblock ohne Titel, Ort oder Beschreibung.
Gelangt jemals ein Mandantenname in meinen persönlichen Kalender?
Nicht, wenn Sie Arbeit → Persönlich mit der Einstellung Details durch „Busy“ ersetzen synchronisieren. Die Kopie sagt „Busy“.
Kann ein Mandant die Meetings eines anderen Mandanten sehen?
Nicht, wenn jede Synchronisierung in einen Mandanten- oder Firmenkalender die Einstellung Details durch „Busy“ ersetzen verwendet. Sie sehen, dass Sie gebucht sind, nicht den Titel. Halten Sie auch den Namen des Kalenders aus der Titelvorlage heraus, damit die Kopie nicht zeigt, welcher Mandant es betrifft.
Speichert Hetk meine Termintitel?
Hetk speichert, was es braucht, um Termine einander zuzuordnen, etwa Termin-IDs und Zeiten. Termintitel oder Beschreibungen speichert es nicht. Details stehen auf der Sicherheitsseite.
Wie schnell erreicht eine Änderung meine anderen Kalender?
Änderungen in Google Calendar und Outlook kommen dank Push-Benachrichtigungen meist innerhalb von Sekunden an. Alle 15 Minuten läuft zusätzlich eine Sicherheitsprüfung, falls eine Benachrichtigung verloren geht. Apple iCloud kennt kein Push. Hetk prüft iCloud alle 5 Minuten, und seltener bei einem Kalender, in dem länger nichts passiert ist.
Siehe auch
Kalendersynchronisierung für Freelancer, Berater und Kundenarbeit | Beruflichen und privaten Kalender getrennt halten | Sicherheit und Umgang mit Daten | Anwendungsfälle