Para quién es esta página
Su calendario de trabajo está lleno de cosas que otras personas no deben leer: nombres de clientes, asuntos, plazos de presentación, negocios de junta. Su calendario personal tiene carencias escolares y citas con médicos. Esta página cubre mantener los dos en sincronía sin que ninguno se filtre en el otro, luego los detalles para:
- Abogados: un calendario de firma y uno personal.
- Contadores y tenedores de libros: el calendario de firma, calendarios de clientes y el suyo propio, durante la temporada ocupada.
- Ejecutivos: un calendario de empresa, una cuenta de junta o segunda empresa, y uno personal.
El problema
Necesita que cada calendario sepa cuándo el otro lo tiene reservado. No desea que el nombre de un cliente esté en el calendario compartido de su familia, o su cita médica en un calendario que toda la firma puede leer. Quien reserve su tiempo generalmente solo puede ver uno de sus calendarios, por lo que ofrecen un espacio que ya se ha ido.
Cómo ayuda Hetk
Conecte la cuenta de trabajo y su cuenta personal, luego sincronice cada dirección con la privacidad que necesita.
- Personal → trabajo, detalles reemplazados por “Ocupado”. Los compromisos personales bloquean el tiempo de trabajo como “Ocupado”. Los colegas, y quienquiera que reserve sus reuniones, ven que está fuera, no por qué.
- Trabajo → personal, detalles reemplazados por “Ocupado”. Los compromisos de trabajo bloquean su calendario personal como “Ocupado”, para que ningún nombre de cliente o asunto salga del sistema de trabajo.
Si solo usted puede leer su calendario personal, puede sincronizar trabajo → personal con detalles completos en su lugar. Eso es su llamada, y la política de su firma puede hacerla por usted.
Una configuración común
| Sincronización | Dirección | Privacidad | Propósito |
|---|---|---|---|
| Personal → Trabajo | Unidireccional | Sustituir los detalles por “Ocupado” | El tiempo personal bloquea el tiempo de trabajo como “Ocupado” |
| Trabajo → Personal | Unidireccional | Sustituir los detalles por “Ocupado” | El tiempo de trabajo bloquea el tiempo personal; sin detalles de cliente saliendo del trabajo |
Qué hace “Sustituir los detalles por Ocupado”
El título de la copia se convierte en “Ocupado”, a menos que elija una plantilla de título que agregue el nombre del calendario. La descripción y la ubicación se borran. Hetk nunca copia la lista de invitados a un evento sincronizado, en ningún modo. Lo que cruza es el bloque de tiempo.
Por tipo de trabajo
Abogados
Hetk no es software de gestión de práctica. No se conecta a sistemas de gestión de casos, presentación en corte, programación de fechas o facturación, y no calcula plazos. Si su sistema de práctica escribe eventos en un calendario de Google, Outlook o iCloud, Hetk puede sincronizar ese calendario.
Contadores y tenedores de libros
El calendario de un contador es una pila de plazos de otras personas: fechas de presentación, reuniones de clientes, el calendario compartido de la firma y sus propios compromisos, todo compitiendo por las mismas horas. La temporada ocupada convierte eso en compromisos superpuestos.
Traiga el calendario de la firma y cualquier calendario de cliente en el que pueda iniciar sesión a su calendario personal, para que todos los compromisos reservados estén en el lugar que ve y pueda ver un conflicto mientras todavía hay tiempo para mover algo. Sincronice el otro camino con Sustituir los detalles por “Ocupado”, para que “Llamada con Cliente B re: consulta fiscal” llegue a un calendario compartido solo como “Ocupado”.
Ejecutivos
El tiempo de un ejecutivo se reserva desde varias direcciones: el calendario de la empresa, un asiento de junta o segunda empresa, y familia. Una configuración típica son tres sincronizaciones:
| Sincronización | Dirección | Privacidad | Propósito |
|---|---|---|---|
| Empresa → Personal | Unidireccional | Ninguna | Reuniones de trabajo en su propio calendario |
| Personal → Empresa | Unidireccional | Sustituir los detalles por “Ocupado” | El tiempo personal bloquea el tiempo de trabajo como “Ocupado” |
| Cuenta de junta → Empresa | Unidireccional | Sustituir los detalles por “Ocupado” | Las reuniones de junta bloquean el tiempo de trabajo, detalles ocultos |
Su asistente no necesita una cuenta de Hetk. La sincronización se ejecuta en sus cuentas; su asistente continúa trabajando en el calendario de la empresa al que ya tiene acceso, y ahora ve sus otros compromisos allí como bloques ocupados. Hetk no programa reuniones, busca espacios libres o gestiona el acceso del asistente; eso permanece en la configuración de uso compartido propia de su proveedor de calendario.
Lo que Hetk no es
Hetk sincroniza eventos entre calendarios de Google Calendar, Microsoft Outlook / 365 y Apple iCloud, y solo esos. Es para una persona; no hay planes de firma ni de equipo.
Cuentas de firma y papelería
Una cuenta de firma o empresa a menudo es un tenant de Microsoft 365 o Google Workspace administrado que necesita que un administrador apruebe aplicaciones de terceros. Si ve “Se requiere aprobación del administrador”, su departamento de TI debe aprobar Hetk antes de conectar esa cuenta; la guía de consentimiento del administrador tiene lo que debe enviarles. Sus propias cuentas personales no están restringidas de esta manera.
Si su firma necesita un acuerdo de procesamiento de datos primero, Hetk firma DPA bajo solicitud: envíe un correo electrónico a [email protected]. Lo que Hetk almacena y dónde está en la página de seguridad.
Precios
El plan Personal ($15/año) cubre hasta 3 pares de sincronización; Professional ($50/año) cubre hasta 8. Un par de sincronización es un enlace entre dos calendarios. Ambos planes comienzan con una prueba gratuita de 21 días, sin tarjeta requerida.
Preguntas frecuentes
¿Puede alguien en el trabajo ver mis citas personales?
No cuando sincroniza personal → trabajo con la configuración Sustituir los detalles por “Ocupado”. Ven un bloque ocupado sin título, ubicación o descripción.
¿Llega el nombre de un cliente a mi calendario personal?
No si sincroniza trabajo → personal con la configuración Sustituir los detalles por “Ocupado”. La copia dice “Ocupado”.
¿Puede un cliente ver las reuniones de otro cliente?
No si cada sincronización en un calendario de cliente o firma usa la configuración Sustituir los detalles por “Ocupado”. Ven que está reservado, no el título. Mantenga el nombre del calendario fuera de la plantilla de título también, para que la copia no diga qué cliente involucra.
¿Almacena Hetk los títulos de mis eventos?
Hetk almacena lo que necesita para mantener los eventos coincidentes, como IDs de eventos y horas. No almacena títulos de eventos ni descripciones. Los detalles están en la página de seguridad.
¿Con qué rapidez llega un cambio a mis otros calendarios?
Los cambios en Google Calendar y Outlook suelen llegar en cuestión de segundos, mediante notificaciones push. Una comprobación de seguridad se ejecuta cada 15 minutos por si se pierde una notificación. Apple iCloud no tiene push. Hetk comprueba iCloud cada 5 minutos, y con menos frecuencia un calendario que lleva tiempo sin cambios.
Véase también
Sincronización de calendarios para freelancers, consultores y trabajo con clientes | Mantener los calendarios de trabajo y personales separados | Seguridad y manejo de datos | Casos de uso