Pour qui cette page
Votre calendrier professionnel est plein de choses que d’autres ne doivent pas lire : noms de clients, dossiers, délais de dépôt, affaires du conseil. Votre calendrier personnel a des trajets scolaires et des rendez-vous chez le médecin. Cette page couvre la garde des deux en phase sans qu’aucun ne fuie dans l’autre, puis les détails pour :
- Avocats: un calendrier de cabinet et un personnel.
- Comptables et teneur de livres: le calendrier de cabinet, les calendriers clients et le vôtre, tout au long de la saison fiscale.
- Cadres: un calendrier d’entreprise, un conseil ou compte de deuxième entreprise, et un personnel.
Le problème
Vous avez besoin que chaque calendrier sache quand l’autre vous a réservé. Vous ne voulez pas qu’un nom de client soit sur le calendrier de votre famille, ou votre rendez-vous médical sur un calendrier que tout le cabinet peut lire. Quiconque réserve votre temps ne peut généralement voir qu’un de vos calendriers, donc il offre un créneau qui est déjà parti.
Comment Hetk aide
Connectez le compte professionnel et votre compte personnel, puis synchronisez chaque direction avec la confidentialité dont elle a besoin.
- Personnel → professionnel, détails remplacés par « Busy ». Les engagements personnels bloquent le temps professionnel comme « Busy ». Les collègues, et quiconque réserve vos réunions, voient que vous êtes absent, pas pourquoi.
- Professionnel → personnel, détails remplacés par « Busy ». Les engagements professionnels bloquent votre calendrier personnel comme « Busy », de sorte qu’aucun nom de client ou dossier ne quitte le système professionnel.
Si seul vous pouvez lire votre calendrier personnel, vous pouvez synchroniser professionnel → personnel avec le détail complet à la place. C’est votre appel, et la politique de votre cabinet peut le faire pour vous.
Une configuration courante
| Synchronisation | Direction | Confidentialité | Objectif |
|---|---|---|---|
| Personnel → Professionnel | Unidirectionnelle | Remplacer les détails par « Busy » | Le temps personnel bloque le temps professionnel comme « Busy » |
| Professionnel → Personnel | Unidirectionnelle | Remplacer les détails par « Busy » | Le temps professionnel bloque le temps personnel ; aucun détail client ne quitte le professionnel |
Ce que Remplacer les détails par « Busy » fait
Le titre de la copie devient « Busy », sauf si vous choisissez un modèle de titre qui ajoute le nom du calendrier. La description et le lieu sont effacés. Hetk ne copie jamais la liste des invités à un événement synchronisé, en aucun mode. Ce qui traverse est le bloc de temps.
Par type de travail
Avocats
Hetk n’est pas un logiciel de gestion de la pratique. Il ne se connecte pas aux gestion de dossier, dépôt de cour, classement ou systèmes de facturation, et il ne calcule pas les délais. Si votre système de pratique écrit des événements dans un calendrier Google, Outlook ou iCloud, Hetk peut synchroniser ce calendrier.
Comptables et teneur de livres
Le calendrier d’un comptable est une pile de délais d’autres personnes : dates de dépôt, réunions clients, le calendrier partagé du cabinet et vos propres engagements, tout en compétition pour les mêmes heures. La saison fiscale transforme cela en engagements qui se chevauchent.
Apportez le calendrier de cabinet et tout calendrier client dont vous pouvez vous connecter sur votre calendrier personnel, pour que chaque engagement réservé soit à l’endroit que vous regardez et vous voyez un conflit pendant qu’il y a encore du temps pour déplacer quelque chose. Synchronisez dans l’autre sens avec Remplacer les détails par « Busy », donc « Appel avec Client B re : demande de taxe » n’atteint un calendrier partagé que comme « Busy ».
Cadres
Le temps d’un cadre est réservé de plusieurs directions : le calendrier de l’entreprise, un siège de conseil ou une deuxième entreprise, et la famille. Une configuration typique est trois synchronisations :
| Synchronisation | Direction | Confidentialité | Objectif |
|---|---|---|---|
| Entreprise → Personnel | Unidirectionnelle | Aucune | Réunions de travail sur votre propre calendrier |
| Personnel → Entreprise | Unidirectionnelle | Remplacer les détails par « Busy » | Le temps personnel bloque le temps de travail comme « Busy » |
| Compte de conseil → Entreprise | Unidirectionnelle | Remplacer les détails par « Busy » | Les réunions du conseil bloquent le temps de travail, détails cachés |
Votre assistant n’a pas besoin d’un compte Hetk. La synchronisation s’exécute sur vos comptes ; votre assistant continue de travailler dans le calendrier d’entreprise auquel il a déjà accès, et voit maintenant vos autres engagements là comme des blocs occupés. Hetk ne planifie pas les réunions, ne trouve pas les créneaux libres ou ne gère pas l’accès d’un assistant ; cela reste dans les paramètres de partage de votre propre fournisseur calendrier.
Ce que Hetk n’est pas
Hetk synchronise les événements entre les calendriers Google Calendar, Microsoft Outlook / 365 et Apple iCloud, et seulement ceux-là. C’est pour une personne ; il n’y a pas de forfaits à l’échelle du cabinet ou de l’équipe.
Comptes de cabinet et papier
Un compte de cabinet ou d’entreprise est souvent un locataire Microsoft 365 ou Google Workspace géré qui nécessite un administrateur pour approuver les applications tierces. Si vous voyez « Approbation administrateur nécessaire », votre département IT doit approuver Hetk avant que vous puissiez connecter ce compte ; le guide de consentement administrateur a ce qu’il faut envoyer. Vos propres comptes personnels ne sont pas restreints de cette façon.
Si votre cabinet a besoin d’un accord de traitement des données d’abord, Hetk signe les DPA sur demande : écrivez à [email protected]. Ce que Hetk stocke et où est sur la page de sécurité.
Tarifs
La formule Personal (15 $/an) couvre jusqu’à 3 relations de synchronisation ; Professional (50 $/an) couvre jusqu’à 8. Une relation de synchronisation est un lien entre deux calendriers. Les deux formules commencent par un essai gratuit de 21 jours, sans carte de crédit requise.
Questions fréquentes
Quelqu’un au travail peut-il voir mes rendez-vous personnels ?
Non, quand vous synchronisez personnel → travail avec le paramètre Remplacer les détails par « Busy ». Ils voient un bloc occupé sans titre, lieu ou description.
Le nom d’un client atteint-il jamais mon calendrier personnel ?
Pas si vous synchronisez professionnel → personnel avec le paramètre Remplacer les détails par « Busy ». La copie dit « Busy ».
Un client peut-il voir les réunions d’un autre client ?
Non, si chaque synchronisation dans un calendrier client ou de cabinet utilise le paramètre Remplacer les détails par « Busy ». Ils voient que vous êtes réservé, pas le titre. Gardez également le nom du calendrier hors du modèle de titre, de sorte que la copie ne dise pas quel client elle implique.
Hetk stocke-t-il les titres de mes événements ?
Hetk stocke ce dont il a besoin pour garder les événements mis en correspondance, tels que les ID d’événement et les heures. Il ne stocke pas les titres ou descriptions des événements. Détails sur la page de sécurité.
À quelle vitesse un changement atteint-il mes autres calendriers ?
Les modifications dans Google Calendar et Outlook arrivent généralement en quelques secondes, grâce aux notifications push. Une vérification de sécurité s’exécute toutes les 15 minutes au cas où une notification serait manquée. Apple iCloud n’a pas de push. Hetk vérifie iCloud toutes les 5 minutes, et moins souvent pour un calendrier resté calme.
Voir aussi
Synchronisation calendrier pour indépendants, consultants et travail client | Garder les calendriers professionnels et personnels séparés | Sécurité et traitement des données | Cas d’usage