활용 사례

중요한 캘린더가 두 개 이상이 되는 순간, 사람들은 캘린더 동기화를 찾게 됩니다. 두 고객사의 일을 함께 맡은 프리랜서. 기간이 겹치는 세 건의 프로젝트를 진행하는 컨설턴트. 로펌 캘린더와 가족 캘린더를 함께 쓰는 변호사. 패턴은 같습니다. 일정이 서로 연동되지 않는 여러 시스템에 흩어져 있고, 언제든 회의를 놓칠 수 있는 상황입니다.

아래 페이지에서는 구체적인 구성을 하나씩 살펴봅니다. 실제로 어떤 문제가 생기는지, Hetk를 어떻게 설정하는지, 그리고 캘린더가 서로 다른 사람이나 조직에 속해 있을 때 어떤 개인정보 보호 설정이 고객 정보가 엉뚱한 곳으로 새어 나가지 않게 하는지 설명합니다.

내 상황 찾기

• 프리랜서 — 두 곳 이상의 고객사가 각자 자기 캘린더에 나를 초대하고, 어느 고객사도 다른 고객사의 회의를 볼 수 없어야 하는 경우.
• 컨설턴트 — 프로젝트 기간이 겹치고, 각 고객사의 캘린더에 내 일정 가능 여부는 보여 주되 함께 일하는 다른 고객사는 드러나지 않아야 하는 경우.
• 변호사 — 로펌 캘린더와 개인 캘린더가 서로의 일정을 알게 하면서, 고객 이름과 사건 정보는 관계없는 캘린더에 올라가지 않아야 하는 경우.
• 임원 — 이사회 일정, 회사 캘린더, 개인 캘린더를 맞춰 두어, 대신 일정을 잡는 비서가 일정을 겹쳐 잡지 않게 해야 하는 경우.
• 가상 비서 — 여러 고객의 계정 안에서 일하면서 자신의 일정 가능 여부를 한곳에서 확인해야 하는 경우.
• 채용 담당자 — 에이전시 계정, 고객사 계정, 내 계정에 걸쳐 면접을 잡으면서, 누가 어디서 면접을 보는지 새어 나가지 않아야 하는 경우.
• 부동산 중개인 — 매물 안내 일정을 잡기 전에 중개사무소 캘린더와 개인 캘린더가 서로 맞아야 하는 경우.
• 교사 — 학교 시간표와 교직원 캘린더는 관리형 계정에 있고, 이를 비공개 개인 캘린더와 맞춰 두어야 하는 경우.
• 의료 종사자 — 근무 교대와 당직 일정을 개인 일정과 맞추되, 그 시간이 왜 막혀 있는지는 드러나지 않아야 하는 경우.
• 회계사 및 경리 담당자 — 바쁜 결산 시즌에 고객별 마감일과 회계법인 캘린더를 함께 관리하면서, 한 고객의 정보가 다른 고객의 캘린더에 나타나지 않아야 하는 경우.
• 업무와 개인 생활 — 업무용 캘린더 하나와 그 밖의 모든 일을 위한 캘린더 하나를 두고, 치과 예약이 세부 내용을 알리지 않고도 업무 시간을 막아 두어야 하는 경우.

구성들의 공통점

두 가지 패턴이 반복해서 나타납니다. 첫 번째는 읽기 전용 미러입니다. 원본의 일정을 다른 캘린더로 복사하는 단방향 동기화로, 어디서든 일정을 볼 수 있지만 수정 사항은 반대로 전달되지 않습니다. 두 번째는 비공개 일정 블록입니다. “Mark as Private”을 켠 동기화로, 공유 캘린더에서 회의 시간은 막아 두되 제목, 설명, 장소, 참석자는 넘어가지 않습니다. 실제 구성은 대부분 이 두 가지를 몇 개 조합해 알맞은 방향으로 설정한 것입니다.

사람들이 가장 과소평가하는 부분은 개인정보 보호입니다. 동료, 파트너, 고객과 공유하는 캘린더는 하나의 정보 통로이며, 그 캘린더로 동기화하는 내용은 모두 상대방이 읽을 수 있습니다. 활용 사례 페이지에서는 어떤 동기화가 세부 정보를 모두 전달해야 하고 어떤 동기화가 “Busy”만 남겨야 하는지 구체적으로 설명합니다. 이 부분을 잘못 설정하면 고객 이름이 엉뚱한 화면에 나타나게 되기 때문입니다.

이 페이지들은 Hetk가 지원하는 구성을 설명합니다. 고객 사례가 아닙니다. 각 페이지에는 Hetk가 하지 않는 일도 적혀 있습니다. Hetk는 Google 캘린더, Microsoft Outlook / 365, Apple iCloud 캘린더를 동기화하며, 업계 전용 소프트웨어와는 연결되지 않습니다. 내 상황이 여기에 없다면 [email protected]로 문의해 주세요.